社区档案管理制度

　　1．分管领导及档案管理人员职责

　　(1)认真贯彻与落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和相关档案管理条例以及上级有关档案工作的规定、要求，把档案工作列入本社区工作计划，建立健全各项档案管理制度。

　　(2)定期召开档案工作会议，研究和布置档案工作，切实解决实际问题，不断提高档案管理水平。

　　(3)集中并统一管理本社区形成的各种门类、载体的档案，努力学习档案专业知识，做好档案的收集、整理、保管、统计、利用等各项工作。

　　(4)立足为社区建设服务，通过开展咨询、展览等形式的活动，提高全社区档案意识，为社区三个文明建设服务。

　　2．立卷归档制度

　　(1)社区档案实行集中统一管理的原则，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

　　(2)归档的文件材料应齐全、完整，字迹必须清楚、端正、耐久，严禁

　　使用复写纸、铅笔、圆珠笔、彩色笔或纯蓝、红墨水。声像材料应照片、底片相符，图像清晰；电子文件应与打印出的纸质文件一并归档。

　　(3)凡属归档范围的文件材料，要按照要求收集、整理。文书类文件材料一般按年度在次年的六月底前完成归档整理工作；会计类文件材料由财务人员整理完毕后归档；基建类文件材料在项目竣工并验收后三个月内整理归档；设备类文件材料在设备开箱验收后及时整理归档；声像类和实物类材料随时整理归档；电子文件一般在办理完毕三个月内整理归档。

　　(4)归档文件材料的整理要求

　　1)文书类文件材料整理办法按照《××省<归档文件整理规则)实施办法》要求按件整理。

　　2)会计文件材料中的会计凭证按月份或季度组卷，会计账簿、会计报表按年度组卷。

　　3)基建文件材料按项目分别整理。

　　4)设备文件材料的整理实行一机一档，按设备购置时间顺序排列。

　　5)声像档案中的照片按形成时间的顺序排列；录音、录像档案分别以“盘”为保管单位，按形成时间的顺序排列。

　　6)实物档案以“件”为单位按形成的时间顺序整理归档。

　　7)电子档案按年度整理归档，以“盘”为单位管理。

　　3．档案保管制度

　　(1)要配备专门橱柜存放档案，室内严禁存放易燃、易爆及其他有损档案资料的物品，保持清洁、卫生，及时更换防霉、驱虫药物，定期检查电器设备及消防器材等设施，保证安全、实用。

　　(2)档案要按不同载体、不同年度存放，做到排列有序。

　　(3)对档案的收进、利用、移出及时做好统计工作，做到账物相符。

　　4．档案查阅制度

　　(1)查阅档案须经社区领导同意并按规定办理登记手续后，由档案员提供利用，禁止查阅人员自行翻找。

　　(2)档案材料一律不外借。确因需要摘录、翻印的必须经社区领导批准，并严格遵守有关保密制度。

　　(3)查阅人员必须爱护档案，不得在文件上涂改、圈点、画线以及不得有拆换、裁剪等有损档案的行为。

　　(4)档案归还时，档案员必须认真检查档案有否缺损等情况，并及时做好借阅注销登记。

　　(5)积极开展档案利用工作，查阅档案者应填写档案利用效果登记表，写明利用目的和效果。